Arkistointi
Mitä digitaalisten tietojen arkistointi on? Tähän kysymykseen saa erilaisia vastauksia sen mukaan, kenelle se esitetään. Jäsennetyn arkistoinnin asiantuntija vastaa siihen eri tavalla kuin tallennustekniikan asiantuntija. Kumpikaan näistä näkemyksistä ei ole väärä. Ne ovat eri tapoja tarkastella samaa ongelmaa.
Proact määrittelee arkistoinnin näin
Arkistointi on prosessien, toimintaperiaatteiden ja teknisten ympäristöjen yhdistelmä, jolla valitut tiedot säilytetään, suojataan ja pidetään saatavilla määrätyn ajan. Arkistointi on liiketoimintaan liittyvä päätös, sillä siinä keskitytään tietoihin ja niiden todellisiin sekä mahdollisiin käyttötarkoituksiin.
Lisäksi Proact erottaa arkistoinnin ja migraation toisistaan:
Migraatio tarkoittaa tietojen siirtämistä tallennuskerrosten välillä. Migraatio on tietotekninen päätös, sillä siinä keskitytään paikkaan, jossa säilytetään digitaalisessa muodossa olevia tietoja eli dataa.
Miksi tiedot kannattaa arkistoida?
Tietomäärä kasvaa jatkuvasti nopeasti. Sen lisäksi tietoja myös säilytetään paljon kauemmin. Tietoja säilytetään ehkä siksi, että niitä ei voi poistaa jäsennellysti. Lisäksi tietoja on säilytettävä yrityksen sisäisten vaatimusten ja asiakkaiden ja/tai viranomaisten asettamien vaatimusten vuoksi. Ulkoiset vaatimukset ovat entistä yksityiskohtaisempia, joten
- tietoja on säilytettävä pitkiä aikoja (muutamasta vuodesta loputtomiin)
- on varmistettava, että tallennetut tiedot ovat samat tiedot, jotka tallennettiin vuosia aiemmin
- arkistoidut tiedot on pystyttävä lukemaan ja ymmärtämään
- osa tiedoista on saatava käyttöön hyvin nopeasti hakusanojen avulla.
Lisäksi monet loppukäyttäjät (tai todennäköisemmin järjestelmänhoitajat) ovat pian tilanteessa, jossa he eivät pysty säilyttämään kaikkia tietoja kovalevyllä tai varmuuskopiointivälineessä, joten tiedot on arkistoitava.
Syitä arkistointiin:
- Kustannussäästöt
- Järjestys ja jäsentäminen
- Lait ja direktiivit (SOX, FDA, EU:n 8. direktiivi)
- Toimintaohjeet
Yksi arkistointiratkaisun tärkeä osa on tekninen ympäristö, johon kaikki tiedot tallennetaan. Arkistointi asettaa tallennusympäristölle erikoisvaatimuksia, sillä se on paljon enemmän kuin pelkkää tallennusta.
Tästä on helppo siirtyä arkistointiympäristön infrastruktuuriin ja rakenteeseen. Maailma on täynnä erilaisia sovelluksia, joilla on omat tieto- ja metatietomuotonsa. Siksi rakenteen on oltava käyttäjäkohtainen ja liityttävä loppukäyttäjien yksilöllisiin ympäristöihin. Valitettavasti kaikille sopivaa ratkaisua ei ole, joten migraatio- ja arkistointikerroksissa käytetään yleensä useita komponentteja.
Proact edustaa johtavia tallennustekniikoita sekä monien vuosien kokemusta ja huipputason osaamista, sillä olemme toimittaneet useita IT-ratkaisuja arkistointia varten.