Sähköpostiviestien arkistointi

Sähköpostiviestien arkistointijärjestelmä määrittää arkistoitavat sähköpostiviestit, siirtää viestit taloudellisimpaan ja tehokkaimpaan tallennusvälineeseen, sekä poistaa viestit automaattisesti, kun niitä ei enää tarvita.

Käytäntöpohjaisten sähköpostiviestien arkistointisovellusten avulla IT-päälliköt voivat hallita suuriakin viestiarkistoita. Samalla tuotantopalvelimista vapautuu tilaa ja varmuuskopiointi nopeutuu. Nämä sovellukset ovat yleensä:

• hakemisto- ja hakupalvelut
• käyttölokit poistettujen viestien virtuaaliseen jäljittämiseen
• elinkaaren hallintakomponentti sähköpostiviestien luokittelemiseksi.
  

Tietojen luokittelu on suoritettava, jotta organisaatio voi päättää, mitkä tiedot säilytetään, minkä tyyppiset tiedot suojataan arkistossa ja mitä säilytyssääntöjä noudatetaan.

Miksi sähköpostiviestit kannattaa arkistoida?

Analyysien mukaan 80 prosenttia ensisijaisesta levyjärjestelmästä käytetään harvoin.

Aikaisemmin yrityksissä luotettiin usein loppukäyttäjien omiin viestiarkistoihin. IT-osasto varmuuskopioi viestit, mutta ei niin, että viestit olisivat olleet haettavissa. Jos tietty sähköpostiviesti oli löydettävä, aikaa kului usein viikkoja. Nykyinen lainsäädäntö velvoittaa monet IT-osasto hallitsemaan koko yrityksen viestiarkistoa keskitetysti. Tällöin tiettyjen viestien löytymiseen kuluu minuutteja, eikä viikkoja.

Proactin mielestä viestiarkiston käyttöönottamiseen on useita hyviä syitä:

• Suurten harvoin käytettyjen tietomäärien säilyttäminen.
• Tarvittavat tiedot ovat varmasti tallessa sisäisten ja/tai ulkoisten lakisääteisten vaatimusten mukaisesti.
• Kustannusten karsimiseksi arkistoinnissa käytetään edullisia levyjä.
• CAS-järjestelmien (lyhenne sanoista Content Addressable Storage) käyttäminen arkistoinnissa voi olla oikea ratkaisu varmuuskopioita lukuun ottamatta. Tämä perustuu arkistoitujen tietojen kopioiden määrään ja CAS-klusterinoodien jakelemiseen.

Sähköpostiviestien arkistointiohjelmistojen toiminnot vaihtelevat toimittajakohtaisesti. Nämä toiminnot ovat yleisimpiä:

• Postilaatikoiden arkistointi Tämä toiminto vähentää julkisten ja yksityisten postilaatikkojen kokoa, joten se vastaa sähköpostiviestien arkistointiratkaisun käyttöönotolle asetettua ensimmäistä tarvetta. Samalla varmuuskopiointiin kuluva aika ja tietojen palautusaika ongelmatilanteessa lyhenee. Tekstiosa voidaan myös muuntaa pelkäksi tekstiksi ja indeksoida, joten se on käytettävissä hakua ja palautusta varten.
• Journaling Tätä toimintoa käytetään sisäisten ja ulkoisten säännösten noudattamiseksi. Kaikista saapuneista ja lähtevistä viesteistä otetaan kopio Exchangen Journaling-postilaatikkoon. Sähköpostiviestien arkistointiohjelmisto lukee tätä postilaatikkoa, sekä tallentaa sähköpostiviestit oikeaan tallennusvälineeseen etukäteen määritettyjen sääntöjen perusteella. Tekstiosa voidaan myös muuntaa pelkäksi tekstiksi ja indeksoida, joten se käytettävissä hakua ja palautusta varten.
• PST-migraatio Organisaation PST-tiedostojen määrä ja koko voi ylittää Exchangen online-tietokannan koon. Kun ne sijaitsevat keskitetyissä tiedostopalvelimissa, ne varmuuskopioidaan säännöllisesti. Jos ne sijaitsevat työasemissa, niitä ei todennäköisesti varmuuskopioida ollenkaan. Molemmissa tapauksissa tiedot voivat olla toiminnan kannalta kriittisiä, mutta ne eivät ole käytettävissä. Kun tiedostot on siirretty, muunnettu ja indeksoitu, ne poistetaan edellisestä sijainnista ja niitä voi käyttää hakuja ja palautusta varten.

Proact

Arkistoiminen on Proactin ydinosaamista. Sähköpostiviestien arkistointi on luultavasti helpoin ja kustannustehokkain tapa ottaa arkistointi käyttöön.